Cirurgiões Dentistas e outros profissionais muitas vezes se encontram administrando e gerindo uma clínica ou consultórios, trabalhando como empresários. Nem todos apresentam a formação necessária e habilidade administrativa para poder gerir o negócio e isso pode acabar prejudicando os resultados esperados.

A rotina de administração de uma clínica odontológica envolve pagamentos, controle de contas, tributos, recursos humanos, financeiros, gestão de estoque, além das funções de saúde bucal. Assim, existem muitos processos que podem ser complicados de gerir no começo. Para conseguir alcançar os resultados desejados, confira 7 dicas de gestão:

1 – Planejamento estratégico

Um dos principais erros que podem ser cometidos é não fazer um planejamento estratégico e apenas investir na abertura de uma clínica odontológica. A tecnologia, concorrentes, maneira de pensar das pessoas, tudo isso, está sujeito a uma mudança com o tempo e deve fazer parte do seu planejamento estratégico.

Parte do planejamento deve se dedicar a acompanhar as mudanças, sendo uma das principais dicas quando se trata da administração de uma clínica. É necessário verificar o andamento de tudo o que já foi traçado, seja a pequeno, médio ou longo prazo, com a revisão e atualização do seu planejamento estratégico.

Para realizar esse alinhamento é necessário contar com a participação de todos os profissionais que fazem parte do consultório. Dessa maneira, é preciso se manter atualizado com o que há de novo na área de odontologia, analisando os concorrentes diretos e indiretos. Veja como as outras clínicas atuam no mercado e revise o seu planejamento de tempos em tempos.

2 – Otimização de processos

O paciente precisa se sentir confortável e ele espera encontrar o melhor atendimento no lugar que decide realizar os seus cuidados odontológicos. Assim, é necessário que o consultório continue crescendo e dando continuidade no bom atendimento, mesmo depois da consulta.

Parte de entregar um bom atendimento está relacionado com os processos que podem ser demorados ou problemáticos, trazendo dificuldades para a saúde financeira da empresa, assim como para o desempenho da equipe. Com a otimização de processos, a clínica pode continuar crescendo de maneira organizada, eficiente, economizando dinheiro e tempo.

3 – Franquias

Uma opção para quem está começando do zero e não sabe bem como começar são as franquias odontológicas. É um segmento que já apresenta um sistema de gestão próprio, completo e que através de testes, já comprovou que funciona. Dessa maneira, fica muito mais simples de administrar o restante dos processos.

Se houver mais interesse em entender como funciona o segmento de franquias, o maior portal de franquias odontológicas do Brasil conta com diversas informações, explicando quais as principais vantagens e mostrando resultados. Confira mais informações em https://franquiaodontologica.com/

4 – Organização do ambiente

As clínicas odontológicas são ambientes que precisam ter um ar de credibilidade e oferecer confiança aos seus pacientes. São locais que lidam diretamente com a saúde das pessoas. Assim, é necessário fidelizar os clientes oferecendo um ambiente em que possam se sentir confortáveis. 

Um local bagunçado, barulhento e confuso não é nada atrativo e não vai condizer com o que as pessoas esperam de uma clínica odontológica. Tudo deve começar com a recepção, pois é o cartão de visitas dos pacientes. Conte com móveis confortáveis, bonitos, com uma organização que facilite o fluxo de pacientes.

Muitos locais também oferecem água ou café, sendo primordial. As ferramentas têm que estar todas no balcão da recepcionista, agilizando o atendimento. O ambiente também pode contar com distrações, como música ambiente, televisão ou Wi-fi grátis.

O seu ambiente de trabalho pode ser personalizado, saindo do padrão do branco. Coloque quadros que falem sobre a sua profissão, com objetos médicos e odontológicos. Um ambiente de bom gosto, com espaços decorados e requinte pode trazer mais conforto para os pacientes. 

A recepção é a parte inicial, mas o resto da clínica também precisa ser pensado. Tudo deve estar limpo, organizado, para melhorar o fluxo de trabalho, além de ser agradável aos pacientes. Os materiais da rotina de trabalho também merecem ser organizados, melhorando a produtividade da equipe. 

5 – Pacientes

De nada adianta saber administrar muito bem uma clínica odontológica, se os pacientes não saem satisfeitos. Na área da saúde, o melhor marketing continua sendo através das indicações. Por isso, é fundamental conseguir realizar um bom atendimento aos pacientes para poder saber como estão sendo os seus resultados.

Quando um paciente não se sente bem atendido, essa experiência ruim se espalha rapidamente, o que vai diminuir o surgimento de novos clientes. A saúde é um ponto delicado, por isso, as pessoas que buscam uma clínica odontológica querem procurar por respostas e sanar suas angústias. 

Deve ser oferecido um atendimento humanizado, demonstrando mais segurança e experiência aos pacientes. Também deve ser trabalhada a questão de empatia, se colocando no lugar do paciente. Esteja aberto aos comentários positivos e negativos, aprendendo como eles podem melhorar ainda mais o seu atendimento.

6 – Concorrência

O profissional de saúde tem que se manter atualizado sobre como o mercado está funcionando. É importante saber como estão os outros profissionais que prestam o mesmo tipo de serviço, sabendo como entregam atendimento, qual o perfil de clientes e também os valores praticados.

Na internet, fica ainda mais fácil de encontrar onde estão os concorrentes dos seus serviços. As redes sociais contribuem bastante, verificando como eles produzem conteúdo online, percebendo se vale a pena investir em uma presença na internet. Essas pesquisas devem ser feitas regularmente para entender como o mercado está funcionando.

7 – Profissionais qualificados

Assim como você está buscando aprender a gerenciar uma clínica odontológica, é importante encontrar profissionais que estejam prontos para atender os pacientes com qualificações. Essas pessoas precisam estar em sintonia com os seus princípios e a maneira como deseja administrar o local.

Podem ser contratadas secretárias, auxiliares e outros profissionais que devem saber como lidar com pessoas todos os dias. Um bom atendimento vai trazer aquele cliente de volta no futuro, além de resultar em indicações. Assim, desde o momento de agendar a consulta, ser recepcionado e atendido é fundamental entregar um bom trabalho.

Artigo de escritor convidado
Matheus Teodoro